Das Eisenhower-Prinzip verstehen und anwenden + Vorlage
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode aus dem Zeitmanagement, mit der wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben unterschieden werden.
Entscheidend dabei ist, dass wichtige Aufgaben sofort erledigt werden und unwichtige Aufgaben entweder delegiert oder eliminiert werden.
Eisenhower-Prinzip Vorlage – Google Spreadsheet
Inhaltsverzeichnis
- Definition von wichtigen und dringenden Aufgaben
- Das ist das Eisenhower-Prinzip mit Beispiel
- 1. Alle Aufgaben auflisten
- 2. A-Aufgaben – wichtig und dringend: sofort erledigen
- 3. B-Aufgaben – wichtig, nicht dringend: planen
- 4. C-Aufgaben – Nicht wichtig, dringend: Delegieren
- 5. D-Aufgaben – nicht wichtig, nicht dringend: eliminieren
- Eisenhower-Prinzip Vorlage
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Definition von wichtigen und dringenden Aufgaben
Wichtig sind Aufgaben, wenn ihre Erledigung zum Erreichen eines übergeordneten Ziels notwendig ist.
Um wichtige Aufgaben zu erkennen, helfen folgende Fragen:
- Ist die Erledigung der Aufgabe für die Erreichung des Ziels notwendig?
- Ist jemand anderes von der Erledigung der Aufgabe abhängig?
Dringend sind Aufgaben, wenn es notwendig ist, sie sofort, oder zu einem bestimmten Termin zu erledigen.
Um dringende Aufgaben zu identifizieren, helfen folgende Fragen:
- Gibt es eine Frist, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss?
- Muss Zeit für Feedback und Anpassungen eingeplant werden?
- Ist jemand anderes zeitlich von der Erledigung der Aufgabe abhängig?
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Das ist das Eisenhower-Prinzip mit Beispiel
Im Zuge der Eisenhower-Methode werden mithilfe einer Matrix, persönliche Aufgaben je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Quadranten (A–D) eingeteilt.
1. Alle Aufgaben auflisten
Erstelle eine Übersicht über alle anfallenden Aufgaben damit diese den vier Quadranten zugeordnet werden können.
Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben auflisten
| Datum der Konferenz festlegen |
| Thema der Konferenz festlegen |
| Meeting bezüglich des Veranstaltungsortes |
| Veranstaltungsort bestimmen |
| Veranstaltungsort kontaktieren |
| Informationsmaterial zur Konferenz zusammenstellen (Call for Papers) |
| Call for Papers verteilen |
| Eingehende Bewerbungen prüfen |
| Angenommene Forschende informieren |
| Nicht angenommene Forschende informieren |
| Goodies für die Konferenz festlegen |
| Goodies für die Konferenz organisieren |
| Mitarbeitende für die Konferenz vor Ort rekrutieren |
Danach werden alle Aufgaben in die vier Aufgabenbereiche je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt.
2. A-Aufgaben – wichtig und dringend: sofort erledigen
Im ersten Quadranten finden sich die wichtigen und dringenden Aufgaben. Sie haben hohe Priorität und werden sofort erledigt, ohne geplant oder delegiert zu werden.
Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben sofort erledigen
| Datum der Konferenz festlegen |
| Thema der Konferenz festlegen |
| Veranstaltungsort bestimmen |
Alle drei Aufgaben sind für die Erreichung des Ziels wichtig. Denn um überhaupt mit der Planung der Konferenz beginnen zu können, müssen ein Datum und ein Thema festgelegt werden. Außerdem muss ein Veranstaltungsort bestimmt werden.
Diese Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie werden von der Professorin sofort selbst erledigt.
3. B-Aufgaben – wichtig, nicht dringend: planen
Sind Aufgaben wichtig, aber nicht dringend, dann lassen sie sich planen. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden. Allerdings müssen sie rechtzeitig geplant werden, damit sie nicht dringend werden.
Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben planen
| Informationsmaterial zur Konferenz zusammenstellen (Call for Papers) |
| Eingehende Bewerbungen prüfen |
| Goodies für die Konferenz festlegen |
Die Professorin plant diese Aufgaben. Sie sind wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden.
4. C-Aufgaben – Nicht wichtig, dringend: Delegieren
Oft sind Aufgaben nicht unmittelbar wichtig, aber dafür dringend. Sie können an jemanden delegiert werden, du musst diese nicht selbst erledigen.
Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben delegieren
| Veranstaltungsort kontaktieren |
| Call for Papers verteilen |
| Angenommene Forschende informieren |
| Goodies für die Konferenz organisieren |
| Mitarbeitende für die Konferenz vor Ort rekrutieren |
Diese Aufgaben werden von der Professorin ans Sekretariat delegiert. Sie sind nicht unmittelbar wichtig, sie muss sie daher nicht sofort selbst erledigen.
5. D-Aufgaben – nicht wichtig, nicht dringend: eliminieren
Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können sofort eliminiert werden. Diese Taktik hilft, genug Zeit für die wichtigen und dringenden Aufgaben zu haben.
Für das Eliminieren von Aufgaben gibt es drei Optionen:
| Papierkorb | Alle Aufgaben, die keine Relevanz haben, werden identifiziert und sofort eliminiert, also in den Papierkorb verschoben. |
|---|---|
| Stapel | Unterlagen, die für derzeitige Aufgaben keine Funktion haben, kommen auf einen Stapel. Fallen gerade keine dringenden Aufgaben an, kann der Stapel bearbeitet werden. Ansonsten werden Unterlagen nach ein paar Monaten ohne vorherige Kontrolle weggeworfen. |
| Ablage | Unterlagen werden sortiert und abgelegt. Nach einer Zeit können diese, nach einmaliger Kontrolle, entsorgt werden. |
Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben eliminieren
| Meeting bezüglich des Veranstaltungsortes |
| Die Professorin entscheidet, dass es nicht notwendig ist ein Meeting bezüglich des Veranstaltungsortes abzuhalten. Sie wählt diesen selbst aus und verschiebt diese Aufgabe in den Papierkorb. |
| Nicht angenommene Forschende informieren |
| Da es nur wichtig ist, die angenommenen Forschenden zu informieren, entscheidet die Professorin, dass diese Aufgabe in den Stapel kommt. Fallen keine dringenden Aufgaben an, dann kann diese Aufgabe später erledigt werden. |
Eisenhower-Prinzip Vorlage
Mit unserer Vorlage zur Eisenhower-Methode kannst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit selbst einteilen.
Eisenhower-Prinzip Vorlage – Google Spreadsheet
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Flandorfer, P. (2023, 30. Oktober). Das Eisenhower-Prinzip verstehen und anwenden + Vorlage. Scribbr. Abgerufen am 23. November 2024, von https://www.scribbr.ch/modelle-konzepte-ch/eisenhower-prinzip/
